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▶ 意味・重要性・タイミング!意外と知らない『報連相』のアレやコレ

チームワーク


意味・重要性・タイミング!意外と知らない『報連相』のアレやコレ


みなさん、お疲れ様です。
今日は、報連相の話です。報連相は社会人なら誰でも知っていますよね。
『馬鹿にするな!』と、怒られそうですが…私も確かに知っていました。
『報告・連絡・相談』と、即答できるくらい当たり前!って…これは常識ですね。

しかし、実は意味・重要性・タイミングなどを見ていくと…
"知ってるつもりだった。"
と、思う人も多いのではないでしょうか。

それくらい様々なアレやコレがあります。
紹介する記事を読み終えたら、知ってるつもりだった…と、
成長する人が出てくることを期待して、『報連相』のアレやコレをまとめます。

注意:それぞれの記事は出所のリンクから読めます

新人にも解る報連相

新人に報連相と言っても理解できない…
そんな悩みをスッキリ解決しましょう。報連相を知らない人は要チェックです。
報告で伝えるべきことは、進捗状況と成果、問題点、残作業の4つ。
連絡は、事実を周りと共有する作業。緊急性とレスポンスの必要性を確認する。
相談は、問題解決のプロセス。問題の大きさを見極めるよう指示し、解決策を提案するよう促す。

「ほうれんそう」とは、「報・連・相」で、「報告・連絡・相談」を意味します。この方法を正しく行う事が重要です。「報・連・相」は以下のような役割を持つ場と言う事が出来ます。
・仕事の締めくくりであり、次のステップへの始まり
・業務の流れを円滑にする潤滑剤
・作業能力向上の場
・相手の立場と考え方を知り、チームワークを向上させる場

やってる!? 報・連・相!



報告・連絡・相談の基本

報連相は、こまめな報告・連絡・相談をおこなうことが基本です。
では、これら報告・連絡・相談をどのようにしていくかの説明です。
-時間軸で区別する-

報告
過去の出来事に関するコミュニケーションです。緊急性は低いですが、そのぶん正確性や記録性が求められます。
コミュニケーション
・共有サーバなどを活用して報告内容をアップし、上司がいつでも閲覧できるようにしておくことが理想的
・上司に口頭で伝える人もいますが、それは報告の役割をはき違えている証拠

相談
いま起きていることに関するコミュニケーションです。現在進行形なので緊急性は高めです。過去を報告するのと違い、内容は流動的、あるいは議論的です。
コミュニケーション
・臨機応変さが求められるので、対面のミーティングが最適
・直接面と向かって伝えれば、言語化しにくい現場の雰囲気なども伝わりやすい

連絡
未来の予定に関するコミュニケーションです。たとえば「明日の待ち合わせは10時です」、「来週の月曜日に、お客様が来店します」といった情報伝達がこれにあたります。
コミュニケーション
・連絡した情報は、予定が実現した時点で不要になります
・相談と違って議論的ではないので、わざわざ直接会って話す必然性も低い
・連絡で注意したいのは、言い間違いや聞き間違いによるミス
・情報を可視化できるカタチでやりとりしたほうがいい
・メールによるコミュニケーションが適しています

報告・相談・連絡

-動画でみる報連相-

動画名:Vol.14 報・連・相 入門


部下と上司の報連相

部下として、上司として、立場の違いで報連相への配慮が変わるのです。
あなたはどちらの立場ですか?上司なら部下への配慮は知っておきたいものですよね。
あなたにとっては些細なことに思えることでも、上司にとっては知っておきたいプロセスの一つかもしれないのです。

「報連相」の基本は、上司の立場に立って、上司が把握しておきたいと思っている情報は何か、どんな情報を伝えれば上司は安心していられるかを把握して、その情報を過不足なく伝えることです。

もし「この内容ならどうしたらいいか?」悩むときには、早めに直接報告するべき。「そんな報告までするな」と指摘されるかもしれませんが、報告しないで失う信頼や仕事に比べたら些細な問題ではないでしょうか。

やりたい仕事が回ってこなければ、報・連・相の工夫でリーダーシップを発揮してはどうでしょう。上司=リーダーではない。上司は会社から与えられた役割にすぎないので、部下がリーダーシップをとってもいいのです。

ホウレンソウの意味を紐解くと、報告は「結果や経過を相手に告げること」ですが、連絡は「情報や気持ち、考えを互いに伝え合うこと」。相談は「問題・課題について互いに意見を出して話し合い、何らかの解決策を導くこと」ですから、双方向が基本。しかし実際には双方向の連絡や相談になりにくい。

上司は部下に対し「もっと、きちんと報連相をしてほしい」と不満に思っており、部下は「十分やっている。報連相なんて言われたくない」と考えています。報連相をめぐる対立は、案外深刻なものです。

部下に個人的な感情を抱くのは仕方ないとしても、それがチーム全体の成績に悪影響を及ぼせば、結局は自分の評価を下げることを忘れてはなりません。


対外関係における報連相

仕事をしているほとんどの人には、顧客、発注者、請負者、取引先、協力会社や関連会社などの対外関係者がいます。そんな仕事をしている人のための対外関係者との報連相です。
顧客から「○○の資料を見せてほしい」と言われたときに、言われたからとりあえず用意するのか、それともチャンスと思うか。デキる営業マンは当然後者で、顧客の一言に込められた期待を察知し、小さなきっかけをチャンスに変えていきます。

相手の予想より少し早めにレスポンスを返す、相手の予想以上の内容を提示する。そうやって常に期待を上回る対応を行っていくのが、顧客の信頼を得る近道です。


ツールを使った報連相

報連相のツールとして、使えそうなものはないのかな?と、探している人にはコレ。
業種や職種の壁を越えて使えるツールかも知れません。
伊東主任たち5人の営業マンが毎日作成しているのが「報告シート1」「報告シート2」という何の変哲もないタイトルのレポートだ。この2つを含めてこれから紹介していくものすべてが高吉所長オリジナルの報・連・相ツールである。
「報・連・相」ツール

ブログを利用すれば、従来であれば業務時間終了後に筆記していた、または、専用の業務アプリケーションを使って管理していた「日報」や「申し送り」の情報を、簡単に短時間で効率よく管理することができます。


真・報連相

日本報連相センターの推進する真報連相です。
「真」とは現実(real)のという意味です。”できる人”の仕事の進め方を深く観察しますと、真の報連相が見えてきます。真報連相は「技」(やり方)だけではなく、「心技体」の報連相です。真報連相は、=質の高い仕事の進め方です。その核心は次の3点です。
①3つの視点 ②3つの深度 ③真報連相の5段階のレベル表


報連相のコツとポイント

報連相をビジネスライク(事務的、能率的)にしていませんか?
報連相のコツとポイント。上手い下手の“違い”が分かります。
仕事の評価は他人が決めるものである。
自分に能力が100あるなら、100あるように見せたいもの。その力こそ、コミュニケーション=「報・連・相」なのである。言い換えれば、コミュニケーション上手、「報・連・相」上手ほど出世するということだ。

「一生懸命なのはわかるが、もっと簡潔に報告してくれないか」。
報・連・相のうち、かなりの割合を占めるのが「話す」という行為だ。報告は単なる事例の羅列では意味がない。状況に応じて、言いたいことを論理的に整理して伝えることが大切だ。

報・連・相にもタイミングはある。
例えばプロジェクトの進捗状況については何度か上司に報告する必要があるが、こちらが適切と思ったタイミングでも、上司にしてみれば遅すぎるかもしれない。そんなタイミングのズレだけで、報告もできないヤツと見られてしまう。


まとめ

どうでしたか?
報連相とは、自分の実力をアピールするためのコミュニケーションツールでした。

デキる人には、報連相上手が多く、またコミュニケーションを図るのも上手い人が多いことに、これで納得ですね。
それと、報連相がチームワークの強化、信用・信頼、リーダー的存在になることへとつながっていくことにも納得。これらの理由なども、記事を読んだ人は分ったことと思います。

周囲に自分の実力が100%伝わっていないと感じている人は、ポイントとコツを覚えた報連相を上手に使ってコミュニケーションを図ってみてください。そのヒントは各記事に書いてありましたので、見落とした人はもう一度読んでみてください。

あなたに足りていない何かが書いてあります。

最後に、知らなった情報があった人は『ラッキー!』と、素直に喜んで下さいね。
私と同じ"知ってるつもり"は、もう脱出して成長したのですから…『私と同じ』が、素直に喜べない理由…とか言わずに(笑)

チームワークや潜在意識についてはこちらもお読みください。
▶ 潜在意識テストで「自分の弱み、歪み、悪い癖!」を診断する


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