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▶ 一般的心得:電話の対応|発注者支援・現場技術

支援技術者の一般的心得:電話の対応

一般的心得:電話の対応


発注者支援技術者の一般的心得には、電話の対応に関する心得があります。
基本的マナーとして 「正確・簡潔・ていねいに」

電話のかけ方
① 「私は○○○の○○でございます」と名乗ってから「○○さんをお願いいたします」と頼む。
② 「いまお話ししてよろしいでしょうか」と相手の都合を聞いてから話し始める。
③ 伝え忘れがないよう、あらかじめ用件を箇条書きにメモしておき、話しながらチェックしておく。
④ 留守の場合は帰りの時間を聞いてかけ直すか、伝言をお願いして1回の電話を有効に使う。
⑤ 目的や結論を先に伝え、用件のポイントをわかりやすく話す。伝言も同様。
⑥ 伝言は間違いのないよう確認してから、伝えた相手の名前を聞いておく。

電話の受け方
① 電話のベルが3回鳴るまでに取り、相手を待たせない。
② まず「はい、○○○です」と先に名乗る。
③ 「失礼ですがどちら様でしょうか」と会社名と名前を確認してから取り次ぐ。
④ 取り次ぐ相手が不在のときは、現場か庁舎内か、何時に戻るかを確認してから伝え、「ご用件を伺っておきましょうか」と申し出る。
⑤ 待たせる場合は状況を説明し、そのまま待って頂くか、こちらからかけ直すか、先方の判断をあおぐ。
⑥ 用件を聞く場合は、必ずメモを取る。聞き違いを防ぐために復唱も忘れずに。
⑦ かけた方が先に切るのが原則。先方が切るのを待って受話器を置く。
⑧ 仕事中に私用電話がかかってきたら、用件だけを手短かに聞き、無駄話はしない。長くなるようなら、後でかけ直すようにする。
⑨ 他人の迷惑にならない程度の声で話すこと。
⑩ たらい回しは、厳禁である。
⑪ 人によって分け隔てなく公正に手際よく対応する。


注意:四国地方の発注者支援技術者講習テキストからの抜粋です。必要に応じて各地方整備局、地方公共団体等、所属地域で配布されている資料を確認してください。



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